« Chasser tout ce qui est répétitif »

Pour régler son problème immédiat, Cyrille, qui a déjà donné des cours de base sur Excel en 1999 et 2000, intervient lui-même sur la formation. « Forcément, je n’étais pas ravi de ma première. Je leur ai appris des choses, c’est évident, mais moins que ce que j’espérais. Il fallait que je me perfectionne avec les tableaux croisés dynamiques. » Il entame alors une refonte totale des fichiers de pilotage d’ARTES : tableaux de suivi, gestion prévisionnelle, statistiques d’évaluation… Tout y passe. Si bien qu’aujourd’hui, après des années de pratique et de perfectionnement, Cyrille a élaboré une méthode qu’il maîtrise sur le bout des doigts. Et qu’il propose en formation depuis maintenant quinze ans.

« Mon but, c’est de chasser tout ce qui est répétitif. D'apporter de la valeur et du sens au travail des gens, poursuit Cyrille. Et cette valeur, elle n’est pas dans l’exécution des tâches, elle est dans l'analyse et la compréhension des résultats obtenus. » Tout ceci nécessite de repartir d’une page blanche dans sa pratique d’Excel. Accepter d’abandonner tout ce qu’on en connaissait pour en comprendre les mécanismes, et enfin, les adapter à sa situation. « Le plus dur, ce n'est pas de savoir utiliser les tableaux croisés dynamiques, mais de créer les conditions pour pouvoir les exploiter, reprend Cyrille. Qu’est-ce que l’on veut mesurer ? Pour le présenter à qui ? Sous quel format ? C'est à la portée de tout le monde, à condition d'avoir la bonne méthode. »

Une méthode qui, comme l’imaginaire collectif le suggère, est composée d’une panoplie de formules. « Je dis souvent que dans Excel, une fonction, c’est un peu comme une brique de LEGO. Toute seule, elle n’a pas véritablement d’utilité. Par contre, quand tu prends un baril et que tu le déverses sur la table, qu’on imbrique les pièces les unes dans les autres, on commence à avoir quelque chose d’intéressant ». L’objectif : savoir se servir de multiples fonctions simples, qui additionnées les unes aux autres, pourront répondre à des problématiques complexes. En sortie de formation, les participants repartent armés d’une boîte à outils composée d’une quarantaine de formules indispensables pour travailler efficacement.

« Plus il y a de saisie, plus il y a de sources d’erreurs »

Parfois, la connaissance d’une ou deux de ces fonctions peuvent totalement révolutionner le quotidien d’un professionnel. Benoît Pachot, directeur technique intermittent (notamment pour la Sirène, à La Rochelle), nous a dernièrement livré son témoignage suite aux formations qui ont « changé sa vie. » « Des exemples de participants qui passaient trois ou quatre heures à saisir des données qu’ils auraient pu traiter en trois minutes en sachant faire un export, j’en ai à la pelle… Récemment, quelqu’un est sorti de formation en me disant ressentir de la tristesse quand il mesure désormais tout le temps qu’il a perdu jusqu’alors sur Excel, et aussi de l’inquiétude car il avait peur de ne pas pouvoir se débrouiller tout seul. Mais ça ira, on va l’accompagner, et il va réussir », rassure Cyrille.

D’autres, ont totalement intégré la méthodologie apprise en formation, et l’ont même retravaillée à leur sauce. « Il m’arrive de croiser d’anciens participants qui me remercient de leur avoir appris une fonction… que je ne leur ai pas apprise ! », s’amuse Cyrille. « En fait, ils ont compris le mécanisme, ils ont fait leurs propres recherches, et ça les a menés vers une solution plus adaptée à leur besoin spécifique. Et moi je suis bien content car j’apprends de leurs retours ! Ça crée une émulation », sourit notre directeur-formateur, qui se définit comme « un passeur » du tableur. Un inconditionnel de l’automatisation, qui vous rabâchera que « plus il y a de saisies dans un fichier Excel, plus il y a de sources d'erreurs. » Automatiser ses fichiers, c’est aussi les sécuriser, en somme… (sans mauvais jeu de mot).

Dédramatiser l’utilisation d’Excel

En quinze années de formation, Cyrille estime avoir « largement élevé le niveau » auquel parviennent au final les participants. « J’ai beaucoup allégé, simplifié le contenu. Je pense l’avoir rendu ludique et compréhensible. J’essaie de dédramatiser l'utilisation d'Excel, et de rassurer les gens : ils n’y sont pour rien s’ils ne sont pas au point, c’est parce qu’ils n’ont été ni préparés ni formés ». Convaincu d’avoir mis au point une méthode accessible à tous, Cyrille intervient avec un objectif bien précis : vous faire gagner du temps. Beaucoup de temps.

À consulter, nos modules d’initiation et de perfectionnement à l’utilisation du tableur, mais également notre formation « Élaborer une gestion prévisionnelle efficace sur Excel : méthodologie et mise en place opérationnelle »